• Примерная Инструкция По Делопроизводству В Организации
• Примерная Инструкция По Делопроизводству В Службе Кадров Организации

Страницы: 1 ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ ОРГАНАХ УПРАВЛЕНИЯ ОБРАЗОВАНИЕМ СУБЪЕКТОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ИНСТРУКЦИЯ МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РФ 6 мая 2002 г. (Д) УТВЕРЖДАЮ Первый заместитель Министра образования Российской Федерации А.Ф.КИСЕЛЕВ 6 мая 2002 года - Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации разработана Управлением делами Министерства образования Российской Федерации (главный специалист Калашник В.А.), Комитетом по образованию г. Санкт-Петербурга (начальник Управления кадров и госслужбы Т.Н. Консультанты: заместитель Управляющего делами Минобразования России Н.А.

Волков, начальник отдела Росархива В.А. Танонин, заместитель директора ВНИИДАД (Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела) В.Д. Общие положения 1.1. Настоящая Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах управления образованием субъектов Российской Федерации (далее - органы управления образованием) устанавливает единую систему делопроизводства в органах управления образованием, порядок подготовки, оформления, прохождения, контроля за исполнением, учетом, хранением, печатанием, копированием и тиражированием служебных документов. Инструкция составлена на основе Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Федеральной архивной службы России от N 68 (зарегистрировано в Минюсте России 26 декабря 2000 г., рег.

1. Комментарии к инструкции. Ее примерная. По делопроизводству.
2. Jun 27, 2016 - Ответственность за исполнение требований настоящей Инструкции несет секретарь генерального директора, а также сотрудники структурных подразделений, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства в подразделениях. Каждый работник организации.

В практике традиционно различают три вида инструкций по делопроизводству: примерная, типовая и индивидуальная. Типовые и примерные инструкции по делопроизводству могут разрабатываться для однородных по характеру деятельности организаций. Они используются этими организациями при.

Органы управления образованием на основании данной Примерной инструкции обязаны разработать свои индивидуальные (конкретные) инструкции, утвердить их. Руководство и контроль за ведением делопроизводства в органах управления образованием осуществляет управление делами (общий отдел). Управление делами дает указания по вопросам организации ведения делопроизводства, обязательные для исполнения структурными подразделениями органа управления образованием, проверяет состояние делопроизводства и осуществляет обучение работников, ответственных за ведение делопроизводства. Ответственность за организацию делопроизводства, своевременное и качественное исполнение документов, их сохранность возлагается на руководителей структурных подразделений. Руководители структурных подразделений должны принимать меры к сокращению переписки, обеспечить правильность и рациональное использование средств оргтехники, расходование служебных бланков. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, информируют руководство о качестве их исполнения, осуществляют ознакомление сотрудников с нормативными и методическими документами по делопроизводству. Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов.

Об утрате документов немедленно докладывают руководителю подразделения и сообщают в управление делами. В структурных подразделениях, где по штату не предусмотрен специальный сотрудник для ведения делопроизводства, руководителем подразделения назначается сотрудник, ответственный за эту работу. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику, который обязан принять меры к их своевременному исполнению. При увольнении или перемещении ответственного за ведение делопроизводства производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения.

Копия акта передается в управление делами. Запрещается переписка между структурными подразделениями органа управления образованием. Ведение переписки с вышестоящими организациями осуществляется руководителем органа управления образованием или его заместителем, по поручению руководителя. Положения Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с документами, создаваемые средствами вычислительной техники. Выполнение утвержденной Инструкции обязательно для каждого сотрудника органа управления образованием.

Порядок работы с секретными документами, документами с грифом 'ДСП', письмами, заявлениями и жалобами граждан определяются специальными инструкциями. Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 2.1. Приказ, распоряжение. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы государственных органов управления образованием. Проекты приказов (распоряжений) готовят подразделения на основании поручения руководителя либо в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект на утверждение руководителя органа образования.

Примерная Инструкция По Делопроизводству В Организации

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью управления делами. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, готовящим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также управлением делами и юридической службой. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на бланке органа управления образованием.

Датой приказа (распоряжения) является дата его подписания. Приказы (распоряжения) по основной деятельности и приказы по личному составу формируются отдельно. Нумеруются в пределах календарного года. Копии приказов (распоряжений) заверяют печатью управления делами и направляют адресам в соответствии с указателем рассылки, который составляет и подписывает исполнитель. Проект приказа (распоряжения) во исполнение постановления Правительства Российской Федерации должен быть подготовлен в течение 10 дней, если не установлен другой срок. Приказ (распоряжение) имеют следующие реквизиты (Приложения 6, 7, 8, 9): наименование органа управления образованием; наименование вида документа - приказ; дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом; номер состоит из знака 'N' и порядкового номера приказа, например: 15 июня 2001 г.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: О командировании.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру. Распоряжения, как правило, заголовка не имеют. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Акт возврата медикаментов поставщику бланк.

Она может начинаться словами 'В целях', 'В соответствии', 'Во исполнение' и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах приказов завершается словом 'приказываю', которое печатается с новой строки вразрядку более жирным шрифтом. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами 'Признать утратившим силу.' В приказ не следует включать пункт 'Приказ довести до сведения.' Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа. Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Примерная Инструкция По Делопроизводству В Службе Кадров Организации

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Приказы (распоряжения) подписывает руководитель органа управления образованием, а в его отсутствие - исполняющий обязанности руководителя органа управления образованием. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа приложения. Положение, правила, инструкция. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции органов управления образованием.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов. Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении.

Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении органа управления образованием. Порядок подготовки проекта положения, правил и инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на бланке органа управления образованием.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: 'должен', 'следует', 'необходимо', 'запрещается', 'не допускается'.

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос 'О чем?' , заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос 'Кому?' (должностная инструкция главному специалисту) (Приложение 22). Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел 'Общие положения', в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями органа управления образованием и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или управление делами и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению.

Текст протокола должен быть подготовлен не позднее чем через 3 дня со дня заседания. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях. Копии протоколов заседаний, копии повесток дня заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка 'Для служебного пользования'. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших; повестка дня; докладчики по каждому пункту повестки дня. Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска 'Текст выступления прилагается'. Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения) по соответствующим вопросам. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в органе управления образованием.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью управления делами. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью управления делами. Протоколы печатаются на бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты: наименование документа - слово 'Протокол' печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку полужирным шрифтом и выравнивается по центру; вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру; место проведения заседания, совещания - указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте. Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита 'вид заседания, совещания', отделяется от него линейкой и выравнивается по центру; дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога 'О' ('Об'), которое располагается по центру, печатается другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствующего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и центруется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем. Гриф (пометка ограничения доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра печатается ниже грифа (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центруется по отношению к ним.

Служебные письма. Служебные письма государственных органов управления образованием готовятся: - как ответы о выполнении поручений Министерства образования Российской Федерации; - исполнение поручений администрации исполнительных органов субъектов Российской Федерации; - как ответы на запросы различных организаций и частных лиц; - как инициативные письма. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: 'Прошу.' , 'Направляю.' Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц. Правила оформления документов 3.1.

Бланки документов. Документы органа управления образованием оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (Приложения 2, 3). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органа управления образованием оформляются на бланках в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 'Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'. В органах управления образованием применяются следующие бланки: Общий бланк - с указанием наименования государственного органа управления образованием (Приложение 4).

Общий бланк используется для изготовления любых документов, кроме писем. Бланк письма - с указанием наименования органа управления образованием, справочных данных (Приложение 5). Состав видов бланков, применяемых в органах управления образованием, утверждается руководителем. Программу для вормикс на рубины.

Оформление реквизитов в процессе подготовки документов. При подготовке организационно-распорядительных документов работники органов управления образованием обязаны соблюдать правила оформления реквизитов, изложенные ниже. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста, отвечать на вопрос 'О чем?' : 'О выделении.' , 'Об изменении.' Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться.

Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну (единую) дату. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2001 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: дата, месяц, год. Подпись документа. Документы, направляемые в вышестоящие организации, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются руководителем. Документы, направляемые подчиненным, сторонним организациям и гражданам, подписываются руководителем, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия (исправления можно внести от руки или машинописным способом, например: 'и.о.' Не допускается подписывать документы с предлогом 'за' или проставлением косой черты перед наименованием должности. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Сценка квн про пожарного-спасателя. При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы, подписи располагают на одном уровне. Адресование документа.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже. Например: Министерство культуры Российской Федерации Управление делами При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия в дательном.

Например: Министерство образования Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.И.Петрову При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. Например: Генеральному директору (наименование организации) В.Д.Иванову При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем - почтовый адрес. Например: Калинину И.П. 12 Киреевский р-н, г. Липки Тульская обл., 301264 3.2.5.

Согласование документа. Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования. Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. Исполнителем) и руководителем подразделения, где готовится проект документа. Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела (личная подпись) Л.С.Иванов Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование. Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом.

Гриф согласования включает в себя слово 'согласовано', наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Например: СОГЛАСОВАНО Начальник Управления народного образования администрации Курганской области - - (личная подпись) (инициалы, фамилия) N 01-15/155-К СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства общего и профессионального образования администрации Свердловской области от N 01-15/155-К Гриф согласования располагается ниже реквизита 'Подпись' в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном 'Листе согласования', если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка 'Лист согласования прилагается'.

Архив КАБИНЕТ МИНИСТРОВ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 31 марта 2004 г. N 67 О ПРИМЕРНОЙ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ в ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ Кабинет Министров Чувашской Республики постановляет: 1. Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее - Примерная инструкция). Рекомендовать администрациям районов и городов разработать на основе Примерной инструкции соответствующие инструкции по делопроизводству и ввести их в действие до 1 июля 2004 года. Признать утратившим силу постановление Совета Министров Чувашской Республики от 27 января 1993 г. N 5 'Об утверждении Инструкции по делопроизводству в аппаратах местных администраций Чувашской Республики'.

Председатель Кабинета Министров Чувашской Республики Н.ПАРТАСОВА ПРИМЕРНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ в ОРГАНАХ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ЧУВАШСКОЙ РЕСПУБЛИКИ I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Примерная инструкция по делопроизводству в органах местного самоуправления Чувашской Республики (далее - Примерная инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления, повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов. Примерная инструкция устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления (далее - служба ДОУ), документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах местного самоуправления. Примерная инструкция разработана в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Чувашской Республики и Типовой инструкцией по делопроизводству в органах исполнительной власти Чувашской Республики. Органы местного самоуправления организуют и ведут делопроизводство на основе индивидуальных инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих федеральному законодательству, законодательству Чувашской Республики и настоящей Примерной инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются главами местного самоуправления в муниципальных образованиях (главами администраций муниципальных образований) (далее - глава администрации) по согласованию с Государственным комитетом Чувашской Республики по делам архивов (далее - Госкомархив Чувашии).

Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в органе местного самоуправления, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в подразделениях органа местного самоуправления осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по документационному обеспечению управления. ДОКУМЕНТАЦИЯ ОРГАНА МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ 2.1. Деятельность органа местного самоуправления обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации, состав которой определяется его компетенцией, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между органом местного самоуправления, другими органами управления и организациями. При подготовке документов рекомендуется соблюдать следующие правила: применять текстовый редактор Word for Windows версии от 6.0 и выше; шрифт - Times ET и Times New Roman Cуr размером N 12, 13, 14, 15 для набора основного текста и на 1 - 2 пункта меньше - для дополнительного (приложения, таблицы, подписи под рисунками, примечания), Times DL - размером N 12, 13, 14 через 1,5 межстрочных интервала; поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее - 20 мм, нижнее - 20 мм; межстрочное расстояние - 1,5 интервала; реквизиты отделяются друг от друга 2 - 3 межстрочными интервалами. В документах, объемом две и более страницы, вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа в интервале 10 - 15 мм от его верхней границы без букв и знаков препинаний.

При подготовке документов с помощью печатающих устройств средств электронной вычислительной техники основное требование к шрифтам и их размерам заключается в том, чтобы они были хорошо читаемыми. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ 3.1. Бланки документов 3.1.1. Документы органа местного самоуправления, как правило, оформляются на бланках и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения (приложения N 1 - 5). Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Нормативные правовые акты, распорядительные документы и письма органов местного самоуправления оформляются на бланках в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 'Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов'.

Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, как правило, оформляются не на бланке, а на стандартных листах бумаги. В органах местного самоуправления применяются следующие бланки: бланки с указанием наименования органа местного самоуправления; бланки постановления, распоряжения главы администрации; бланк письма; бланки с наименованиями структурных подразделений, имеющих право издавать распорядительные документы и осуществлять переписку со сторонними организациями.

Состав видов бланков, применяемых в органе местного самоуправления, утверждается главой администрации по представлению службы ДОУ. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или на бумаге светлых тонов. Бланки документов органа местного самоуправления подлежат учету. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) главы администрации. Соответствующие предложения вносятся руководителем службы ДОУ вместе с образцами предлагаемых бланков. Оформление реквизитов документов При подготовке организационно-распорядительных документов работники органа местного самоуправления обязаны соблюдать следующие правила оформления реквизитов. Изображение Государственного герба Чувашской Республики Изображение Государственного герба Чувашской Республики помещается на бланках документов в соответствии с действующим законодательством Чувашской Республики. Наименование органа местного самоуправления Наименование органа местного самоуправления указывается в точном соответствии с его Уставом. Наименование органа местного самоуправления печатают на двух государственных языках Чувашской Республики - чувашском и русском на одном уровне.

Наименование на чувашском языке располагают слева. Справочные данные об органе местного самоуправления Справочные данные включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению органа местного самоуправления (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и другие).

Наименование вида документа Наименование вида документа должно соответствовать компетенции органа местного самоуправления, содержанию документируемого управленческого действия. Дата документа Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только название месяца и год.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Документы, изданные совместно с другими организациями, должны иметь одну - наиболее позднюю дату подписания.

Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных правовых документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (29 апреля 2003 г.), в остальных случаях - цифровой в последовательности: день, месяц, год. Допускается оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.04.29. Индекс документа Индекс документа состоит из порядкового (регистрационного) номера и других необходимых обозначений, указывающих место его исполнения (составления) и хранения. Основу индексации составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, регистрационные номера документов. Составные части индекса отделяются. Так, индекс 05/12-156 или 156-05/12 входящего документа включает: 05 - индекс структурного подразделения, к деятельности которого относится документ; 12 - номер соответствующего дела по номенклатуре; 156 - порядковый номер документа, присвоенный ему при регистрации. Индексами обращений граждан являются порядковые номера поступивших документов с добавлением первой буквы фамилии гражданина: А-38.

Ссылка на регистрационный номер Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место разработки или издания документа указывается, если затруднено его определение по реквизитам 'Наименование организации' и 'Справочные данные об организации'. Адресование документа Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям или конкретным лицам.